Praca w grupach w programach do webinarów. Jaki program wybrać?

Aktualizacja 12.2020. Artykuł jest w trakcie aktualizacji, więc zachęcam cię do powrotu za kilka dni po nowe treści.

Praca w grupach w czasie szkoleń stacjonarnych to standard. Dlatego nasi klienci – trenerzy szkolący stacjonarnie – zawsze pytają o możliwość realizacji podobnych ćwiczeń w wirtualnych pokojach.

Taka opcja istnieje programach do webinarów, które posiadają funkcję „breakout rooms”, czyli funkcję podpokoi.

Prowadzący przydziela uczestników do grup manualnie lub automatycznie określając liczbę osób w zespole lub liczbę podpokoi. W ten sposób tworzy mniejsze grupy, które równolegle pracują lub wykonują ćwiczenia.

Podczas sesji „brekaut rooms” uczestnicy każdego podpokoju nie słyszą, ani nie widzą pozostałych grup, ale prowadzący może odwiedzić każdą z nich.

W czasie sesji można korzystać najczęściej z rozmowy w formie audio i wideo oraz komunikacji na czacie, czasem z białej tablicy, pracy na prezentacji czy dzielenia ekranu.

W każdym z przestawionych programów funkcja „breakout rooms”, czyli praca w grupach, realizowana jest w trochę inny sposób. Dlatego ważne jest, aby każdy trener sprawdził, który z programów spełnia jego potrzeby a także w którym intuicyjnie mu się pracuje.

Co raz więcej programów do webinarów posiada tę funkcję. Najpopularniejsze programy, które umożliwiają tworzenie sesji breakout rooms:

  • ClickMeeting
  • Zoom,
  • WebEx Meetings oraz WebEx Training
  • Microsoft Teams
  • LiveWebinars
  • Google Meet (z pewnymi ograniczeniami)

Bardziej niszowe na naszym rynku rozwiązania to:

  • BlackBoard
  • Adobe Connect.

W przyszłości planujemy dodanie do tego postu informacji o programie Blackboard, który także posiada tę opcję.

ClickMeeting – podpokoje w popularnym polskim programie

ClickMeeting oferuje funkcję podpokoi w licencjach Live i Automated dla 50 i więcej użytkowników. Nie musisz za nią dopłacać.

Możesz stworzyć maksymalnie 20 podpokoi a w każdym z nich może być maksymalnie 25 uczestników. Oczywiście tu ograniczeniem liczy gości jest twój abonament. Jeśli kupisz licencję na 50 uczestników, to w podpokojach możesz sumarycznie realizować szkolenia dla właśnie takiej grupy osób.

Funkcję „Podpokoje” (w wersjach anglojęzycznych „Breakoutrooms) znajdziesz w lewym menu dostępnym dla każdego organizatora i prezentera.

W podpokojach uczestnicy mogą włączać swoje audio, wideo oraz dzielić ekran a także korzystać z czatu. Trener, który dołączy do podgrupy, może przekazać jej pliki za pomocą narzędzia do udostępniania plików. Ułatwia to realizację takich ćwiczeń, gdzie każda grupa ma wykonać inne zadanie. Trener może także włączyć prezentację.

Dostępna jest także opcja wysyłki wiadomości do podgrup – jeśli trener skorzysta z tej opcji, to uczestnicy w podpokojach zobaczą tę wiadomość na czacie. Będzie ona oznaczona gwiazdką.

Uczestników do podpokoi można przydzielić wybierając ich z listy lub automatycznie.

Możesz zmieniać nazwy podpokoi a także ustawić czas pracy w nich. Jako trener możesz zawsze go przedłużyć.

Zoom Meetings – prosta praca w grupach

Opcja pracy w podpokojach jest dostępna tylko w wersji Meetings, nie ma jej natomiast w Zoom Webinar. W praktyce dla trenera biznesu oznacza, to że nie może korzystać z narzędzia ankiet. Jest oo bowiem dostępne tylko w wersji webinarowej.

Praca w grupach musi być ustawiona w panelu administracyjnym zanim zaczniesz szkolenie. Tu opis na stronie producenta, jak to zrobić.

Sesję w podpokojach zaczynamy klikając ikonę „Breakout rooms” na dole po prawej stronie.

Plusem rozwiązania proponowanego przez Zoom:

  • pojawia się krótki komunikat na ekranie uczestnika, który informuje, że gospodarz zaprasza do podpokoju
  • prowadzący może wysłać wiadomość do wszystkich pokoi jednocześnie, np. z opisem zadania do wykonania.

Uczestnicy mogą być dodani ręcznie do podpokoi, automatycznie przez system a także istnieje opcja, w której każdy może wybrać samodzielnie podpokój.

Narzędzia dostępne podczas sesji w breakout rooms:

  • białej tablicy
  • dzielenia ekranu (w ten sposób pokażesz prezentację)
  • czatu
  • nagrywanie.

Widok podczas pracy w podpokoju jest taki:

Uczestnik w każdej chwili może poprosić o pomoc prelegenta lub opuścić pokój i wrócić do głównego spotkania.

Aby dowiedzieć się więcej o szczegółach technicznych prowadzenia spotkania w podpokojach oraz innych funkcjonalnościach w Zoom zajrzyj do mojego wpisu blogowego tutaj.

Microsoft Teams wprowadził podpokoje w grudniu 2020

Ta długo wyczekiwana funkcja pojawiła się wreszcie w Microsoft Teams.

Gdy zakładasz spotkanie poprzez kalendarz w Teams, to twój wirtualny pokój zyska nową ikonę, która pozwoli Ci podział uczestników na grupy.

Podpokoje mają standardowe funkcje znane z pokoju głównego.

Możesz zmieniać nazwy podpokoi.

UWAGA! Podpokoje nie działają na urządzeniach mobilnych a także na tych komputerach, na których zainstalowana jest starsza wersja aplikacji Teams. Upewnij się zatem, czy masz najnowszą jej wersję. Gdy wśród twoich uczestników jest osoba, korzystająca z wyżej wymienionych urządzeń lub aplikacji, to NIE ma go na liście osób, które możesz przyporządkować do podpokoi.

LiveWebinars – polski program z podpokojami

W polskim LiveWebinars także dostępne są podpokoje.

Funkcja ta jest dodatkiem do każdej standardowej licencji. Aby go dokupić, kliknij button CUSTOM na stronie producenta, na której prezentowany jest cennik (KLIK TU >>> ) i wybierz „Dzielenie pokoi” a następnie na suwaku ustaw liczbę podpokoi, jaka cię interesuje.

Webex Meetings – podpokoje od 2020 roku

W 2020 roku Webex Meetings otrzymał funkcję podpokoi. Już nawet w wersji bezpłatnej możesz z niej skorzystać.

Co daje wersja bezpłatna Webex Meetings? Możesz zorganizować spotkanie dla 100 osób o długości maksymalnie 50 minut. Nie masz co prawda w tej opcji nagrywania, ale za to wszystkie funkcje wirtualnego pokoju działają. Tu link do porównania planów cenowych >>>

WebEx Training Center – trochę przestarzałe rozwiązanie Webex’a

W tym programie najpierw należy przypisać uczestników do podpokoi klikając „Breakout” (A) na górnym pasku i z rozwiniętego menu wybierając „Sesion assigment” (B). 

Webex Traning Center praca w grupach

Aby rozpocząć sesję w podpokojach należy kliknąć niebieski przycisk „Start” [1] w panelu „Breakout Session”.

Webex Trainng Center to rozwiązanie, które wymaga krótkiego wprowadzenia uczestników, gdyż program często „komunikuje” z uczestnikami a ci muszą wiedzieć, jak reagować.

Dobrym przykładem są komunikaty przed rozpoczęciem sesji w podpokojach. Uczestnicy muszą zaakceptować 2 komunikaty systemowe:

  • zaproszenie do podpokoju
  • przeniesienie ich głosu (audio) z pokoju głównego do podpokoju.

Ciekawostką jest fakt, że w każdym podpokoju jeden z uczestników musi być liderem (presenter). Prowadzący może wybrać takie osoby lub zdać się na system, który przypisuje tą funkcję pierwszej osobie na liście.

W praktyce dla trenera oznacza, to że liderem musi być osoba, która potrafi obsługiwać Webex Training Center, gdyż tylko ta osoba może włączać funkcje podpokoju i zarządzać pracą.

W tym celu ma ona dodatkową zakładkę „Quick starter”, która pozwala na szybkie uruchomienie:

  • prezentacji / filmu
  • whiteboardu
  • udostępniania ekranu

Oczywiście w podpokoju dostępne są także:

  • czat
  • ikony stanu

W sesji breakout rooms nie ma możliwości przeprowadzania ankiet i testów, które są dostępne tylko z poziomu sesji głównej.

Dużym plusem Webex Training Center jest to, że efekty pracy w podpokojach mogą być zaprezentowane w sesji głównej.

Aby to zrobić prowadzący musi poprosić liderów poszczególnych podpokoi o ich udostępnienie. Należy kliknąć w główny menu na górze pokoju Breakout, a następnie Share Breakout Session Content. Prezenter wybiera element, który chce „wyszerować” i wyraża zgodę.

Więcej szczegółów o prowadzeniu szkoleń online w WebEx Training Center znajdziesz w moim wpisie blogowym tu.

Jeśli szukasz szkolenia na ten temat, to kliknij tu.

Adobe Connect – praca w grupach z „milionem” opcji

Ten program daje najwięcej możliwości podczas pracy w grupach.

Podobnie jak w pozostałych programach, rozpoczęcie pracy w podpokojach polega na przeniesieniu wybranych osoby do podpokoi (ręcznie lub automatycznie). Sesja rozpocznie się po kliknięciu przycisku „Start Breakouts”.

Adobe Connect - praca w grupach

Podczas przenoszenia uczestnika do podpokoju brakuje wyraźnego komunikatu, co się dzieje. Dlatego przed rozpoczęciem sesji dla małych grup radzimy uprzedzić gości, że za chwilę znajdą się w podpokoju.

Plusy Adobe Connect to:

  • trener może wysłać wiadomość do wszystkich podpokoi, która pojawia się w formie dużego komunikatu
  • automatycznie w każdym podpokoju pojawia się to, co było wyświetlone w sesji głównej, np. biała tablica lub plik. To oznacza, że trener może przygotować materiał do pracy w podgrupach. Trzeba jednak tutaj zaznaczyć, że jeśli na przykład na białęj tablicy były zrobione jakieś notatki, to nie będą one widoczne po podziale na małe grupy
  • do każdego podpokoju można dodać jeszcze inne elementy (Pods) np. plik do pobrania, obraz dzielonego ekranu, białą tablicę, czaty, ankiety, notatki oraz linki. Dzięki temu można dowolnie kreować wygląd każdego podpokoju jeszcze przed spotkaniem, co ułatwia pracę i daje szersze możliwości warsztatowe.
  • efekty pracy w podpokojach można jednym kliknięciem przenieść do pokoju głównego. Aby to zrobić wystarczy na górnym menu kliknąć „Pods”, a następnie wybrać „Breakout Pods”. W tym momencie pojawia się lista podpokoi oraz ich zawartość w kolejnej rozwijanej liście. Klikając wybieramy konkretny element np. czat, czy białą tablicę, który chcemy pokazać w sesji głównej.

Adobe Connect

Jeśli chcesz dowiedzieć się wiecej o pracy w Adobe Connect to przeczytaj ten post na moim blogu.

Jeśli szukasz szkolenia na ten temat, to kliknij tu.

Google Meet – podpokoje nie dla każego

W Google Meet także dostępne są podpokoje ale tylko dla użytkowników z licencją na G Suite Enterprise dla Szkół i Uczelni oraz uprawnieniami do tworzenia spotkań.

Prowadzący szkolenie może utworzyć maksymalnie 100 podpokoi. 

Ponieważ nie mamy w tej chwili dostępu do licencji Google Meet z podpokojami, to przekieruję was do informacji o tej funkcjonalności, którą oferuje producent tego oprogramowania KLIK TU >>>.

Podsumowanie

Decydując się na pracę szkoleniową w podpokojach pamiętaj o odpowiednim przygotowaniu uczestników:

  • zrób wprowadzenie techniczne (opcje, jak zachowa się system)
  • wyznacz lidera w każdej podgrupie
  • daj jasne instrukcje
  • zbuduj motywację wśród uczestników