Organizacja webinarów i konferencji online – czyli o czym trzeba pamiętać planując takie wydarzenia, gdy jesteś organizatorem

Webinary i konferencje online –  są dobrze wszystkim znane. Co kryje się po drugiej stronie? Jak wygląda ich realizacja?

Analiza potrzeb

Aby webinar lub konferencja online dobrze zorganizowane i zrealizowane musimy, jako firma zajmująca się realizacją, poznać potrzeby klienta. Dzięki temu dobierzemy sposób realizacji. 

Kluczem do sprawnej organizacji jest dobry kontakt pomiędzy firmą produkującą webinary a wami, czyli klientami. To wy określacie cel i rysujecie granice projektu. My mówimy, co możemy zagwarantować, a z czego warto zrezygnować.

Ważnym czynnikiem jest czas. Może być naszym sprzymierzeńcem, ale również wrogiem nr 1. Fajny projekt to taki, który jest „dogadany”. Dialog obu stron stanowi fundament udanej współpracy.

Dlatego, szczególnie w czasach pandemii i przy rozbudowanych projektach, warto składać zapytania ofertowe 2-3 miesiące przed wydarzeniem, a już miesiąc przed jego startem rozpocząć realizację projektu z wybraną firmą realizującą webinary. Jeżeli chcesz nawiązać taką współpracę wpłaśnie z nami, to zapraszamy do zapoznania się ze szczegółową ofertą lub do kontaktu.

Webinar, konferencja online, ale jaka?

Dwa podstawowe formaty to wydarzenia, w których:

  • najważniejszą częścią jest prezentacja
  • najważniejszym bohaterem jest prelegent (lub prelegenci) pokazany na pełnym ekranie.

Webinar może odbyć się:

To jaka forma zostanie ostatecznie wybrana, zależy od celów wydarzenia i potrzeb klienta. Na cenę oraz sposób realizacji wpływają:

  • liczba prelegentów w studio oraz zdalnych
  • typ wystąpienia – dyskusja panelowa czy pojedyncze wystąpienia z prezentacjami
  • czas trwania wydarzenia
  • sposób interakcji z uczestnikami
  • tłumaczenie symultaniczne lub jego brak
  • wcześniejsze nagranie webinaru, a potem jego emisja. Często następuje po niej sesja pytań i odpowiedzi realizowana już na żywo
  • przygotowanie studia, greenscreenu, itp.
  • sposób rejestracji na wydarzenie (możemy stworzyć dla Ciebie formularz rejestracyjny – oto przykład)
Studio Webcomm green screen
Studio do webinarów Webcomm

Przygotowanie realizacji

Przygotowania do realizacji zawsze zajmują sporo czasu i często klienci już po wydarzeniu podsumowują słowami „Nie sądziłam / sądziłem, że będzie to tyle drobnych ustaleń, które wymagały przedyskutowania”.

Co należy omówić w czasie przygotowań:

  • Zapisy – kto robi landing page? Jeśli taka firma jak nasza, to potrzebujemy informacji o wydarzeniu (program, prelegenci, dodatkowe informacje), jakie pola powinny znaleźć się w formularzu i jak brzmi formułka zgody danych osobowych
  • Scenariusz – im bardziej szczegółowy, tym lepszy. Powinny być tam informacje, kto występuje, jak długo, czy jest w studio, czy jest zdalnie, czy ma prezentację, czy bierz udział w dyskusji.
  • Przygotowanie prelegentów – tu ważne tematy to: łatwość wypowiedzi, praca z kamerą, znajomość scenariusza, ubiór – szczególnie, gdy realizacja odbywa się na greenscreenie. Poniżej film, który przygotowaliśmy dla osób występujących na greenscreenie.

  • Przygotowanie prezentacji – czy teksty są wystarczająco czytelne, czy nie ma zbyt dużej ilości treści na slajdach, czy grafiki są wyraźne.
  • Przygotowanie grafik – tło, belki, intro, outro.

Uczestnicy webinaru i konferencji online

Ważnym elementem jest również określenie ilości osób uczestniczących w wydarzeniu a to łączy się z promocją wydarzenia w mediach społecznościowych czy też z mailingami do bazy klienta.

Często zdarzają się sytuacje, gdy osób zapisanych jest dużo więcej niż tych, które w rzeczywistości uczestniczą w webinarze.  

O frekwencji decyduje termin webinaru ale także jego atrakcyjność w oczach uczestników. Znani i dobrzy prelegenci przyciągają uwagę!

No właśnie, jak to jest z tym zapisywaniem się? Otóż zapis obejmuje wypełnienie formularza, gdzie minimalnie podajemy imię i adres e-mail a także wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych. To przykład landing page, który stworzony jest na w naszym portalu dedykowanych do szybkiej budowy stron dla klientów. Obok formularz jest tu także opisu wydarzenia, zaproszenie w firmie wideo (tzw. setka) a także notka o prowadzącym webinar. Obejrzyj przykład >>>

Zapis na Facebooku w wydarzeniu nie jest naszym ulubionym sposobem rejestracji na webinar 🙂 Widzimy ogromną różnicę w ilości uczestników na wydarzeniach online, gdzie jest zapis przez dedykowany formularz vs. deklaracja obecności na wydarzeniu na Facebooku. Zdecydowanie więcej osób dociera na webinar po zapisaniu się przez formularz zapisu.

Zaplecze techniczne prelegenta zdalnego

W czasie pandemii popularne stały się realizacje zdalne. Prelegenci nadają z domów czy też biur, używają do tego własnego sprzętu.

Takie webinary wymagają skrupulatnego przygotowania. Kluczowym elementem są testy z prelegentami na kilka dni przed realizacją.

Tu ważne są:

  • Jakość łącza internetowego u prelegenta
  • Posiadany sprzęt – szybki komputer, słuchawki z mikrofonem lub inny mikrofon (NIE wbudowany w obudowę laptopa), kamerka internetowa
  • Tło
  • Oświetlenie
  • Hałasy z zewnątrz oraz te pochodzące od domowników
  • Umiejętność obsługi komputera.