Organizacja webinarów i transmisji live – czyli o czym trzeba pamiętać planując takie wydarzenie

Webinary i transmisje live –  są dobrze wszystkim znane. Co kryje się po drugiej stronie? Jak wygląda ich realizacja?

Analiza potrzeb

Aby webinar lub transmisja były dobrze zorganizowane i zrealizowane musimy poznać potrzeby klienta. Dzięki temu dobierzemy sposób realizacji. 

Kluczem do sprawnej organizacji jest dobry kontakt pomiędzy firmą produkującą webinary a wami, czyli klientami. To wy określacie cel i rysujecie granice projektu. My mówimy, co możemy zagwarantować, a z czego trzeba zrezygnować.

Ważnym czynnikiem jest czas. Może być naszym sprzymierzeńcem, ale również wrogiem nr 1. Fajny projekt to taki, który jest „dogadany”. Dialog obu stron stanowi fundament udanej współpracy.

Dlatego, szczególnie w czasach pandemii, warto składać zapytania ofertowe 2 miesiące przed wydarzeniem a już miesiąc przed jego startem rozpocząć realizację projektu z wybranym dostawcą.

Webiar, ale jaki?

Dwa podstawowe formaty, które oferujemy, to wydarzenia w których:

  • najważniejszą częścią jest prezentacja
  • najważniejszym bohaterem jest prelegent pokazany na pełnym ekranie.

Webinar może odbyć się:

  • w tak zwanym wirtualnym pokoju
  • w playerze osadzonym na stronie www, na której także instaluje się okno czatu.

To jaka forma zostanie ostatecznie wybrana, zależy od celów wydarzenia i potrzeb klienta. Na cenę oraz sposób realizacji wpływają:

  • liczbę prelegentów w studio oraz zdalnych
  • typ wystąpienia – dyskusja panelowa czy pojedyncze wystąpienia z prezentacjami
  • czas trwania wydarzenia
  • sposób interakcji z uczestnikami
  • tłumaczenie symultaniczne lub jego brak
  • wcześniejsze nagranie webinaru, a potem jego emisja. Często następuje po niej sesja pytań i odpowiedzi realizowana już na żywo
  • przygotowanie studia, greenscreenu, itp.
  • sposób rejestracji na wydarzenie

Uczestnicy webinaru

Ważnym elementem jest również określenie ilości osób uczestniczących w wydarzeniu (baza subskrybentów).

Często zdarzają się sytuacje, gdy osób zapisanych jest dużo więcej niż tych, które w rzeczywistości uczestniczą w webinarze.  

O frekwencji decyduje termin webinaru ale także jego atrakcyjność w oczach uczestników. Znani i dobrzy prelegenci przyciągają uwagę!

No właśnie, jak to jest z tym zapisywaniem się? Otóż zapis obejmuje wypełnienie formularza, gdzie podajemy choćby imię i adres e-mail a także wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Zapis na Facebooku w wydarzeniu nie jest naszym ulubionym sposobem rejestracji na webinar 🙂

Widzimy ogromną różnicę w ilości uczestników na wydarzeniach online, gdzie jest zapis przez formularz vs. deklaracja obecności na wydarzeniu na Facebooku. Zdecydowanie więcej osób dociera na webinar po zapisaniu się przez formularz zapisu.

Zaplecze techniczne prelegenta zdalnego

W czasie pandemii popularne stały się realizacje zdalne. Prelegenci nadają z domów czy też biur, używają do tego własnego sprzętu.

Takie webinary wymagają skrupulatnego przygotowania. Kluczowym elementem są testy z prelegentami na kilka dni przed realizacją.

Tu ważne są:

  • Jakość łącza internetowego u prelegenta
  • Posiadany sprzęt – szybki komputer, słuchawki z mikrofonem lub inny mikrofon (NIE wbudowany w obudowę laptopa), kamerka internetowa
  • Tło
  • Oświetlenie
  • Hałasy z zewnątrz oraz te pochodzące od domowników
  • Umiejętność obsługi komputera.