15 porad jak przygotować uczestników szkoleń do webinarium i warsztatu online

W każdej organizacji włączenie do narzędzi szkoleniowych webinariów i warsztatów online to wyzwanie dla działu HR. Te odbywające się w internecie szkolenia „na dzień dobry” mają negatywny PR wywodzący się z często złych doświadczeń pracowników z „klasycznym” e-learningiem (pod tym określeniem rozumiem kursy typu CBL / WBL).

Webinary i warsztaty online to często elementy dłuższych cyklów szkoleniowych. Jest to szansa i zagrożenie. Szansa, bo jest wtedy przestrzeń, aby przeszkolić uczestników z obsługi wirtualnego pokoju. Zagrożenie, bo gdy spalimy pierwszy webinar czy warsztat online, to uczestnicy stracą szybko motywację do dalszej nauki tą metodą.

Co więc warto zrobić przed pierwszymi zajęciami prowadzonymi w wirtualnym pokoju, aby przekonać pracowników do webinarów i warsztatów online.

1. Zatroszcz się o technikę: czy komputer pracownika zadziała w wirtualnym pokoju, czy zadziałają słuchawki, czy uczestnicy mają w ogóle słuchawki, czy łącze internetowe jest wystarczające,  czy wszyscy mają kamery (jeśli będą używane) i czy łącze internetowe „wytrzyma” transmisję audio i wideo.

2. Zatroszcz się o przygotowanie techniczne uczestników: zrób łatwo dostępne instruktażowe webinary i warsztaty online, nakręć screencasty pokazujące narzędzia w wirtualnym pokoju i jak ich używać.

3. Przygotuj instrukcję graficzną w pdfie krok po kroku pokazującą logowanie do wirtualnego pokoju. Wysyłaj ją w mailach z zaproszeniami i przypomnieniami o szkoleniu. Takich materiałów nigdy nie za dużo.

4. Przygotuj stronę (w intranecie, www, np. na wordpress.com, wordpress.org), która będzie centrum komunikacji z uczestnikami. Dzięki uprościsz komunikację a uczestnicy już nie będą przeszukiwać poczty mailowej w poszukiwaniu określonej prezentacji.

5. Umieść na stronie, o której mowa powyżej program i terminy cyklu szkoleniowego, informacje o celach szkolenia, wymagania i oczekiwaniach w stosunku do uczestników kursu.

6. Umieść tam też informacje o pomocy technicznej i screencasty oraz inne instrukcje techniczne.

7. Wygospodaruj na tej stronie miejsce na materiały ze szkolenia (prezentacje, nagrania, zapiski z białej tablicy, itp.)

8. Ta strona to także miejsce na netykietę, czyli zasady współpracy w czasie spotkań w wirtualnym pokoju (może być stale uzupełniana o nowe sugestie uczestników)

9. Zastanów się i poinformuj uczestników, co zrobić jeśli ktoś nie będzie w stanie przybyć na jedno ze szkoleń.

10. Ustal z przełożonymi uczestników strategię czasową,  tak aby szkolenia odbywały się w czasie pracy a uczestnicy mogli wyłączyć w ich czasie telefony i być „poza zasięgiem” koleżanek i kolegów, którzy „tylko na chwilę coś przyszli się zapytać”.

11. Zadbaj o to, aby każdy uczestnik miał możliwość przebywania w czasie szkolenia w cichym pomieszczeniu, gdzie może pracować w skupieniu.

12. Naucz uczestników uczyć się samodzielnie. Cykl szkoleniowy organizowany w formie serii webinarów czy też warsztatów online wymaga nie tylko obecności na zajęciach ale i samodzielnej pracy między nimi. To wyzwanie dla wielu pracowników. Tempo w jakim żyjemy i brak czasu nie są Twoim sprzymierzeńcem. Zróbcie wspólnie z uczestnikami listę najlepszych praktyk wspierających samodzielne uczenie.

13. Zastanów się jak możesz nagradzać osoby, które sumiennie pracują w czasie szkoleń i przygotowują się na kolejne zajęcia. Może to być wywiad z taką osobą w firmowym kwartalniku, albo w newsletterze wysyłanym do uczestników cyklu szkoleniowego.

14. Dobierz tematykę szkoleń. Dostosuj ją do potrzeb uczestników – nie zamęczaj uczestników szkoleniami „na zapas” w stylu „No to niech Pani sobie pójdzie na to szkolenie. Może się przyda” i do możliwości wirtualnych pokojów.

15. Zastanów się, co zrobić aby wiedza pozyskana przez uczestników w czasie szkolenia mogła być natychmiast wdrażana i co zrobić, aby otrzymali informację zwrotną.