Webex Training – solidne narzędzie do szkoleń online w firmie

Późną jesienią zeszłego roku miałam okazję prowadzić kilka webinarów prowadzonych za pomocą Webex Training. W tym poście podzielę się moimi uwagami i doświadczeniami.

Aktualizacja postu w dniu 13. 02.2018.

Projekt webinarów został realizowany dzięki współpracy z firmą Greeneris dystrybutorem oprogramowania Webex. Firma zaprosiła mnie do wspólnego projektu, w ramach którego przygotowałam dwa webinary: „Atrakcyjne i angażujące webinary w wirtualnym pokoju Webex Training” oraz „Efektywne rozmowy rekrutacyjne w wirtualnym pokoju”. Ten ostatni webinar współtworzył i współprowadził Dariusz Tadrała i tu korzystaliśmy z innego rozwiązania – Webex Meeting – więc o tym w kolejnym poście.

Rozpoczęcie pracy w Webex Training

Dostosowanie pokoju do potrzeb

Webex Training oferuje wiele możliwości dostosowania wirtualnego pokoju do potrzeb nadchodzącego szkolenia. Można ustawić:

  • datę i godzinę, godzinę otwarcia pokoju (do tego wrócę w dalszej części postu),
  • funkcje, które będą dostępne w pokoju, w tym dla uczestników,
  • wiadomość powitalną,
  • treść zaproszenia i przypomnień (jeśli wysyłasz je przez Webex),
  • możesz także wstawić na tym etapie testy (UWAGA! Nie myl tego z ankietami – te wstawiasz z poziomu wirtualnego pokoju).

Najważniejszym mechanizmem, który początkujący trener musi tu znać, jest godzina otwarcia pokoju. O co tu chodzi?

Aby uczestnik wszedł do pokoju, musi (tak jak w innych programach) kliknąć link, który prowadzi do strony logowania (tu wpisuje swoje imię i mail). Logiczne rzecz biorąc pod takim formularzem powinien być widoczny button, który pozwoli wejść do wirtualnego pokoju.

Tymczasem w Webex jest inaczej.

Button jest, ale NIE zadziała, jeśli przybyłeś na szkolenie w Webex Training za wcześnie. Co to znaczy „za wcześnie”? Ustawiając parametry wirtualnego pokoju można wybrać jak wcześnie pokój ma być otwarty. Maksymalny czas to 45 min przed zapowiadaną godziną szkolenia.

Ponieważ uczestnicy często włączają wcześniej pokój, to warto o tym wiedzieć.

Konieczne oprogramowanie, aby Webex zadziałał na komputerze

Pamiętaj! Prowadzący i uczestnik muszą pobrać i zainstalować dodatek Cisco WebEx Meetings, aby móc wejść do pokoju spotkania.

Webex Training dostępny jest na urządzeniach mobilnych 

Tu wybór jest szeroki. Szkolenie obejrzysz na urządzeniach mobilnych z systemami Android oraz iPad i iPhone.

Pamiętaj, że na różnych sprzętach nie wszystkie funkcje Webex Training będą dostępne.

Webex Trainig – wygląd wnętrza wirtualnego pokoju

Tak wygląda pokój od strony prowadzącego. Oczywiście uczestnik nie ma możliwości np. zarządzać uprawnieniami audio pozostałych osób (patrz: czerwone butony na liście uczestników) a także inaczej widzi okno kamery – tu zawsze pokazywane jest wideo osoby, która aktualnie mówi.

widok wirtualnego pokoju Webex Training

Możliwości interakcji z uczestnikami

Ikony stanu

emotikony Webex TrainingProsto i efektownie działają ikony stanu dostępne dla uczestnika. Można je wykorzystać do szybkiego głosowania TAK / NIE (patrz ikony haczyka i krzyżyka), do zgłoszenia się do odpowiedzi (ikona ręki). Można zapytać grupę o nastrój – tu pomogą emotikony (lista rozwijana dostępna po kliknięciu w ikonę buźki). Można także poprosić o mikrofon klikając z „Ask for Mic”. Włączanie i wyłączanie mikrofonu jest w Webex Training dziecinnie proste i a mikrofon zaczyna działać natychmiast. To duży plus. Włączanie mikrofonu nie powoduje włączenia kamery, co wiele osób ucieszy.

Prezentacja i biała tablica

Ciekawym przykładem interakcji są strzałeczki z imionami i nazwiskami uczestników (widać na poprzednim zrzucie z ekranu). Także mogą służyć do głosowania za określoną opcją. Jest to wygodna opcja, jeśli głosowanie dotyczy czegoś (np. zdjęcia), co jest widoczne na prezentacji.

Prowadzący oraz uczestnicy mogą pisać i rysować po prezentacji. Ci drudzy, jeśli otrzymają uprawnienia, które można szybko zabrać. Można także włączać wirtualną tablicę. Zapiski z niej można wyeksportować do pliku pdf.

Czat

czat w Webex TrainingDo dyspozycji jest także czat. UWAGA! Niestety w Webex jest cała masa możliwości pisania do siebie nawzajem. Można pisać do hosta, prelegenta, panelisty, uczestników do siebie nawzajem. To powoduje, że uczestnicy mylą kto jest kim i piszą do tej osoby, którą znają, czyli prelegenta. To potrafi utrudnić pracę. Na szczęście ten szalony wybór można ograniczyć, co widać na zrzucie z ekranu. UWAGA! Należy to robić na etapie parametryzowania pokoju.

Testy i ankiety

Webex Training ankietaTest można włączyć uczestnikom przed szkoleniem, w trakcie i po nim. Charakteryzuje się tym, że uczestnicy otrzymują punkty za poprawne odpowiedzi, a także tym, że nie można pokazać uczestnikom na bieżąco wyników.

Korzystanie z testu wymaga odrobimy zaawansowania po stronie prelegenta i uczestnika, gdyż włączenie go przenosi ich do nowej zakładki. Uczestnicy muszą wiedzieć, jak potem wrócić do wirtualnego pokoju a prelegent musi wiedzieć, jak ich poinstruować. Musi także wiedzieć, jak sprawdzić ile osób wykonało test (button „Refresh”).

Ankiety dostępne są w trakcie szkolenia i nie dają możliwości przypisania odpowiedziom punktów, ale za to widać, jak grupa głosowała i można to pokazać uczestnikom. W Webex Training prowadzący wie także ile osób jeszcze nie rozpoczęło ankiet, ile jest w trakcie a ile skończyło. W dowolnym momencie można skończyć ankietę i opublikować wyniki.

Ankiety można tworzyć przed szkoleniem ale UWAGA! Musisz je zapisać na komputerze i przed szkoleniem załadować. Webex nie przechowuje w pamięci ankiet. Także wyniki nie są przechowywane automatycznie – przy wyłączaniu pokoju program pyta, czy zachować wyniki ankiet. Można je zapisać zarówno na komputerze jak i w chmurze Webex. 

Monitorowanie poziomu uwagi uczestników

uwaga_uczestnikow_Webex_TrainingWebex Training daje trenerowi możliwość podglądu pod stan uwagi grupy. Wskaźnik ten pokazuje ilu uczestników jest na oknie wirtualnego pokoju a ile z nich przeklikało się na inne okno.

Włączanie tej funkcji zaznaczone jest numerem 2 na poniższej grafice. Widać na niej także okienko, które pozwala na pokazanie wyniku (tu puste, bo screenshot robiłam przed szkoleniem).

Dzielenie ekranu

Za pomocą tego narzędzia możemy nie tylko pokazać wybrane okno, bądź cały ekran, ale też plik oraz białą tablicę. Prowadzący dzieląc ekran ma cały czas możliwość monitorowania, co się dzieje w wirtualnym pokoju (np. może podejrzeć czat) i zarządzania wszystkimi funkcjami. Warto wiedzieć, że można udostępniać także pliki wideo, ale tylko w formacie wmv , mp4 nie działają. Trzeba też zwrócić tutaj uwagę, że program nie dopasowuje automatycznie rozdzielczości obrazu do ekranu odbiorców. Wobec tego w  przypadku,  gdy prelegent ma monitor o niższej rozdzielczości niż uczestnik, to uczestnik zobaczy dzielony ekran na części swojego okna, a reszta będzie wypełniona zielonym tłem.

Podział wirtualnego pokoju na części

Webex Training należy do tej nielicznej grupy programów, które umożliwiają podzielenie grupy na kilka podgrup i „wysłanie” każdej z nich do oddzielnego „podpokoju”, który otwiera się w ramach głównej przestrzeni roboczej. Aby zacząć sesję w podpokojach należy kliknąć „Breakout” na górnym pasku i z rozwiniętego menu wybrać „Sesion assigment”. W okienku, które się pojawi można przypisać uczestników do podpokoi automatycznie lub ręcznie. W obu przypadkach wybieramy decydujemy ile pokoi ma powstać lub ile osób ma być w każdej grupie.

Trzeba pamiętać, że podczas ręcznego dodawania osób należy najpierw dodać i nazwać każdą sesję w podpokoju. Następnie należy wybrać jeden breakaut room (podświetli się na niebiesko) i dopiero wtedy można przenieść do niego wybrane osoby.
Po zakończeniu przypisywania osób prowadzący szkolenie rozpoczyna sesję w podpokojach klikając niebieski przycisk „Start” [1] w panelu administracyjnym „Breakout Session”. Na tym etapie muszę podzielić się z Wami ważną zasadą pracy w breakout session w programie Webex Training! W każdej sesji w podpokoju musi być jedna osoba, która nim zarządza lub mówiąc inaczej, jest liderem takiej sesji. System sam ją wybiera – alfabetycznie. Oczywiście prowadzący szkolenie może to zmienić. Wystarczy, że zaznaczy na liście wybraną osobę i kliknie w szary button „Make presenter” [2]. Na grafice poniżej widać, że Darek jest liderem sesji a [3].

Wracam teraz do procedury włączania podpokoi. Gdy prowadzący kliknie „Start” system wyświetla liderom sesji w każdym z podpokoi wiadomość, że gospodarz spotkania zaprasza do udziału w sesji w podpokojach w roli prezentera.

Kiedy on kliknie, że się zgadza, zaproszenia do danego podpokoju otrzymują kolejni uczestnicy i wygdąją one tak.

Po wyrażeniu zgody zarówno prezenter, jak i pozostali uczestnicy są pytani przez system, czy wyrażają zgodę na przeniesienie ich audio do podpokoju.

Po wyrażeniu tej zgody przechodzimy wreszcie do podpokoju, który dla uczestnika wygląda tak.

Podsumowując, aby wejść do podpokoju każdy uczestnik musi zaakceptować dwa komunikaty ze strony Webex Training.
Dodam, że każdorazowo po przeniesieniu się do podpokoju wszystkim wyskakuje okienko dotyczące ustawień „Volume”.
W podpokoju na liście uczestników lider (prezenter) jest oznaczony logo Webexa. Jego widok podpokoju jest taki.

Warto zauważyć, że ma on dodatkową zakładkę w górnym menu „Quick starter”, która pozwala na szybkie uruchomienie prezentacji, whiteboarda, czy innej aktywności. Uczestnik jej nie ma. Kolejną różnicą jest dostęp do opcji zakończenia sesji w podpokoju poprzez kliknięcie przycisku „End breakout session”. W takim przypadku wszystcy uczestnicy są automatycznie przeniesieni do główego pokoju spotkania. Uczestnik za to ma przycisk „Leave breakout session”, czyli każdy może opuścić podpokój i przejść do sesji głównej.
W podpokoju dostępne są wszystkie standardowe opcje takie jak udostępnianie ekranu, prezentacja, whiteboard, a także czat i ikony stanu. Warto wiedzieć, że domyślnie każdy uczestnik sesji może utworzyć białą tablicę i na niej pracować. Może to być kłopotliwe w przypadku większych grup szkoleniowych, więc wtedy radzimy tą opcję zablokować w ustawieniach spotkania dostępnych dla hosta. Podczas testu zauważyliśmy, że każda kolejna tablica ma automatycznie taką samą nazwę, co może powodować duże zamieszanie, więc w przypadku dodawania zawartości na kilku tablicach, warto zmienić ich nazwy.
Gospodarz spotkania może wejść do każdej z sesji w podpokojach. W tym celu wybiera sesję i klika w szary przycisk „Join”.
Po zakończeniu pracy w podpokojach prowadzący szkolenie może także poprosić prelegenta o udostępnienie contentu stworzonego w danym podpokoju w sesji ogólnej dla całej grupy. Aby to zrobić trzeba kliknąć w główny menu na górze pokoju Breakout a następnie Share Breakout Session Content.

Prezenter musi wyrazić na to zgodę i wybrać element, który chce pokazać pozostałym uczestnikom.

Inne funkcje

Można np. nagrywać szkolenia, udostępniać pliki do pobrania przy wejściu do pokoju, i … wiele, wiele innych. Nie będę o nich pisać, bo post przybrałby formę małej książki. Webex Trainig to rozwiązanie, które kryje w sobie wiele drobnych funkcji. Jeśli jesteście zainteresowani zakupem, to w czasie testów, pokaże je wam pracownik Greeneris.

Wrażenia z pracy w Webex Trainig

Nie myl Webex Trainig z Webex Meeting lub Event

Jak sama nazwa mówi, Webex Training, to rozwiązanie do szkoleń online a nie masowych webinarów (masowych = duża liczba uczestników). Standardowa licencja Webex Training oferowana jest dla 30 osób, co dodatkowo podkreśla zamysł projektantów. Małe grupy i możliwie duża interakcja.

I rzeczywiście narzędzi interakcji z uczestnikami jest wiele – tu Webex Trainig bije chyba inne programy na głowę.

Nie wszystko jest intuicyjne

Webex Training jest rozwiązaniem, które wymaga zarówno od prowadzącego jak i uczestnika pewnych umiejętności, dzięki którym będzie się w nim dobrze pracowało. Dobrym przykładem jest konieczność kliknięcia „Call using computer” przy wejściu do pokoju, gdyż w innym wypadku uczestnik nie będzie ani słyszał prelegenta ani nie będzie słyszany.

Wersje językowe

Oprogramowanie to jest dostępne w języku angielskim, niemieckim i jeszcze kilku innych. Niestety brak wersji polskiej. Niesie to ze sobą dwa problemy: czasem Webex „coś pisze” do prelegenta i trzeba się szybko zorientować o co chodzi.

komunikaty_Webex_Training

Druga kwestia to problemy z polskimi znakami.  Uczestnik spotkania  podczas pisania na czasie nie powinien używać litry „ą”,  ponieważ nie działa, a na dodatek wybranie na klawiaturze skrótu klawiaturowego prawy ALT + a powoduje usunięcie pisanego tekstu (do fragmentu, gdzie pojawiła się litera ą).

Niestety jeśli jesteś prowadzącym to sprawa ta wygląda jeszcze gorzej, ponieważ pewne skróty klawiaturowe uruchamiają funkcje Webexa. Podczas pisania na czasie ALT+a usuwa tekst, a ALT+z czasami cofa, a czasami kasuje tekst. Natomiast w czasie pisania na tablicy:

  • prawy ALT + a ? otwiera okno dzielenia aplikacji,
  • prawy ALT + z ? cofa lub kasuje się tekst ? to jest różnie,
  • prawy ALT + n ? otwiera nowe tablice,
  • prawy ALT + o ? otwiera dzielenie się plikiem,
  • działają ć, ę, ł, ź.

Uważam, że to największy problem programów z rodziny Webex i trochę wstyd, że firma Cisco się nad tym problemem nie pochyliła. Znany jest bowiem od wielu lat.

Uczestnik może zmienić widok swojego pokoju

Webex to także program, w którym uczestnik będzie widział co innego niż prelegent. Dobrym przykładem są zwijane i rozwijane zakładki czatu i ankiety. Jeśli uczestnik zwinie np. czat (patrz zaznaczenie nr 1 na grafice), to nie będzie mógł z niego korzystać. Dlatego szkolenia warto prowadzić z drugim komputerem, na którym prowadzący będzie zalogowany jako uczestnik. Łatwiej w razie potrzeby pomóc zagubionemu uczestnikowi.

Cena

Obecnie Training Center jest dostępny w wersji dla 30 uczestników lub 200 uczestników. Rozwiązanie to można także zakupić w pakiecie ze Sparkiem lub w wersji WebEx Enterprise Edition, w skład której wchodzi dostęp do wszystkich modułów WebEx: Meeting, Event, Training i Support. Jak w typowym rozwiązaniu korporacyjnym cena zależy od wielu czynników: sposobów zakupu, rabatów. Jednak na pewno za licencję do 30 osób na rok cena za jeden miesiąc będzie wynosiła kilkaset złotych. Zapraszamy do kontaktu z firmą Greeneris, która przedstawi wam ofertę cenową.

Podsumowanie

Plusy

  • duża ilość funkcji, dzięki którym można prowadzić interaktywne zajęcia
  • możliwość dzielenia pokoju na kilka części

Minusy

  • nie działająca polska litera ą
  • nie zawsze intuicyjna obsługa
  • dość wysoka cena