Skype for Business – narzędzie komunikacji dla firm czy program do webinarów?

Skype zna chyba każdy użytkownik Internetu. Dla nas również jest niezastąpionym kanałem komunikacji. Po przejęciu Skype przez Microsoft pojawiła się wersja oprogramowania przeznaczona dla firm. Jest to swego rodzaju połączenie dawnego microsoftowego Lync’a ze Skypem.

Ostatnio dzięki uprzejmości firmy Greeneris, która jest dystrybutorem programów firmy Microsoft, mogliśmy przetestować działanie Skype for Business. Serdecznie Wam dziękujemy za udostępnienie konta!

Zaczynamy pracę ze Skype for Business, czyli Skype dla Firm!

Oprogramowanie dostępne jest w kilku wersjach językowych, również po polsku. Aby używać programu Skype for Business konieczne jest wykupienie licencji na Office 365 na rok (więcej o licencjach piszemy na końcu artykułu). Nie jest to więc oprogramowanie, które kupisz na miesiąc, aby poprowadzić okazjonalnie webinar.

W wersji Skype dla Firm równocześnie może spotkać się 250 osób. To duża różnica w stosunku do darmowego Skype – tu maksymalnie może brać udział w spotkaniu 25 osób.

W wersji testowej Office 365 niestety nie można przetestować pełnej wersji Skype for Business. Także zwróć uwagę na rożnice w wersji Skype dla Firm w zależności od wybieranego planu. Tańsza wersja w planie cenowym nr 1 ma relatywnie mało funkcji.

Skype for Business jest raczej narzędziem do komunikacji wewnątrzfirmowej, które sprawdzi się także, gdy do spotkania mają dołączyć zewnętrzni goście.

W podsumowaniu opisałam kilka moich doświadczeń z tym programem, które uzbierałam dzięki sporemu projektowi prowadzonemu dla klienta używającego Skype dla Firm (była to co prawda wersja przejściowa między Lync a Skype dla Firm, ale w 95% spójna z najnowszą wersją tego oprogramowania).

1. Instalacja oprogramowania

Firma decydująca się na korzystanie z Office 365 musi posiadać własną domenę, na której zostanie wykonana instalacja całego oprogramowania. Najczęściej taką instalację powierza się jednak wyspecjalizowanej firmie.

Jeśli jesteś pracownikiem firmy, która korzysta ze Skype for Business, to jego instalacja pewnie Cię nie dotyczy, bo zrobiła to firma wdrażająca.

Jeśli jednak jesteś gościem na spotkaniu organizowanym w tym programie, to musisz ściągnąć plik instalacyjny. Ze względu na niewielki rozmiar pobierany jest on w kilka sekund. Po instalacji program przekierowuje Cię do okna, dzięki któremu możesz dołączyć do spotkania.

skype-for-businnes-instalacja

Na tym etapie mogą pojawić się problemy, jeśli używasz Adblocka – po jego wyłączeniu, wszystko działa prawidłowo. Poza tym zależnie od przeglądarki pojawiają się różnice. Jeśli korzystasz z Fire- lub Water Foxa, to Skype for Business włączy się w nowej zakładce w otwartym oknie przeglądarki (jak widać na poniższym screnshocie. Jeśli używasz Chrome, to automatycznie otworzy się nowe okno Skype (poza przeglądarką).

skype-for-businnes-przegladarka

Skype for Business wymaga zainstalowania na komputerze nowej aplikacji. Program, który ściągniesz, będzie całkowicie oddzielnym Skypem. Co więcej, jeśli masz już „zwykłego” Skype, to na komputerze będziesz mieć dwa Skype’y – „zwykły” i „for business”.

2. Zakładanie spotkania

Zakładając spotkanie automatycznie jesteś jego prezenterem. Aby zaprosić gości należy przesłać wygenerowany przez program link.

skype-for-businnes-spotkanie

Możesz też użyć okna aplikacji do wyszukania poprzez numer lub nazwę użytkowników, z którymi chcesz się spotkać.

skype-for-businnes-zapraszanie

Przypominamy! Każdy zaproszony gość spoza firmy po kliknięciu linku do spotkania, musi pobrać aplikację.

Organizator w menu „Opcje spotkania Skype’a” decyduje o uprawnieniach uczestników spotkania. Można wybrać:

  • kto nie musi czekać w poczekalni
  • kim jest prezenter
  • kto może używać adnotacji programu Power Point
  • kto może samodzielnie przeglądać zawartość

skype-for-businnes-opcje-spotkania

3. Prowadzenie spotkania

Jako prezenter w trakcie spotkania masz wiele możliwości działania. W menu „Akcje uczestnika” jest dostępnych kilka opcji zarządzania uprawnieniami uczestników. Można na przykład wszystkich wyciszyć – co jest niezmierne praktyczne, wyłączyć im wideo, itp.

Jeśli jednak na etapie zakładania spotkania zdecydujesz się nadać status Prezentera kilku uczestnikom, to osoba aktualnie prezentująca jest oznaczona jasnoniebieską ikoną ekranu. W trakcie spotkania możesz zredukować status Prezentera na Zwykłego uczestnika – wówczas dana osoba traci wszystkie „przywileje”.

skype-for-businnes-opcje-uczestnika

Podczas spotkania masz do wyboru trzy widoki pokoju:

  • galerii

skype-for-businnes-przewijanie-slajdow

  • osoby mówiącej

skype-for-businnes-widok-osoby-mowiacej

  • prezentacji

skype-for-businnes-opcje-pokazywanie-prezentacji

W czasie prezentacji możesz korzystać z kilku funkcji:

  • udostępnić swój ekran
  • udostępnić program, po przekazaniu kontroli inne osoby mogą z niego zdalnie korzystać

skype-for-businnes-opcje-pokazywanie-programu

  • wyświetlić prezentację. Podczas prezentacji można używać kilku różnych narzędzi do zaznaczania i pisania po prezentacji. Można także coś dopisać za pomocą narzędzia tekstowego. Każdy z prezenterów może podejrzeć dalsze slajdy oraz przejąć prowadzenie i decydować, który slajd zobaczą pozostali uczestnicy. Zastanów się więc, czy chcesz dać uprawnienia wszystkim uczestnikom spotkania! Jeśli chcesz zaprezentować plik np. Excel, to nie zrobisz tego przez „wyświetl prezentację”, lecz przez dzielenie apliacji lub pulpitu.

skype-for-businnes-widok-galeria

  • pokazać notatki (tutaj program łączy się z One Note)
  • przeprowadzić ankietę. Ankiety mają formę pytań zamkniętych. Odpowiedzi uczestników są natychmiast zliczane i prezentowane na ekranie. Wyniki można zapisać w formie pliku png oraz csv.

skype-for-businnes-ankiety

  • wyświetlić białą tablicę. Na tablicy każdy z uczestników może pisać, używać ołówka, zakreślacza, dodawać kształty, pieczątki oraz wstawiać pliki graficzne (tylko w zapisane w formacie png!). Każdy element jest traktowany przez program jako obiekt i może być przesuwany po całej powierzchni tablicy. To samo menu do pisania i rysowania pojawia się, gdy prezentujemy prezentację.

skype-for-businnes-biala-tablica

  • dodać załączniki. Pliki pojawią się wtedy w oknie spotkania, co widać na poniższym screenshocie.

skype-for-businnes-dodawanie-zalacznikow

  • komunikować się za pomocą czatu. Tu warto jednak zaznaczyć, że czat nie ma żadnych ciekawych funkcji, no może oprócz emotikonek. Brakuje jednak możliwości moderowania czatu, a także czatu prywatnego.
  • włączyć kamerę internetową. Jeśli w firmowej książce adresowej (w ramach instalacji pakietu Office365) masz dodane swoje zdjęcie, to pojawi się ono, gdy nie chcesz pracować z kamerą.
  • możliwość nagrywania spotkania. Jeśli korzystasz z Outlooka z opcją exchange, to plik nagrania zapisze się na Twoim serwerze. Jeżeli masz Outlooka bez tej funkcji, plik możesz po prostu zapisać na dysku Twojego komputera.

Ceny

Skype dla firm jest dostępny w 2 planach autonomicznych dostępnych online:

  • Online – plan 1 , gdzie kosztuje 1,70 euro za użytkownika na miesiąc przy zobowiązaniu rocznym. UWAGA! W tej wersji brak wielu funkcji, np. udostępniania pulpitu, aplikacji i tablicy
  • Online – plan 2, gdzie kosztuje 4,60 euro za użytkownika na miesiąc przy zobowiązaniu rocznym

Poza tym może być dołączony do planu Server 2015, który ustalany jest indywidualnie z partnerem. Funkcje Skype dla firm jakie są dostępne w poszczególnych pakietach nieco się różnią. Po szczegóły zapraszamy na stronę Office.

Jak już pisaliśmy, Skype for Business jest też dostępny jako część usługi Office 365, które zawierają pakiet Office oraz programy Exchange i SharePoint. Wchodzi on w skład 2 wersji oprogramowania:

  • Business Essentials, gdzie cały pakiet kosztuje: 4,20 euro za użytkownika na miesiąc przy zobowiązaniu rocznym lub 5,10 euro za użytkownika na miesiąc przy zobowiązaniu miesięcznym
  • Business Premium, gdzie cały pakiet kosztuje: 10,50 euro za użytkownika na miesiąc przy zobowiązaniu rocznym lub 12,70 euro za użytkownika na miesiąc przy zobowiązaniu miesięcznym

Do podanych cen należy doliczyć podatek VAT. Dostępna jest też bezpłatna próbna wersja Office365 Business Premium. Osoby zainteresowane zakupem tego rozwiązania, zapraszamy do kontaktu z Justyną Zawistowską z Greeneris – dystrybutorem Office365, którego częścią pakietu jest właśnie Skype for Business.

Podsumowując…

Skype for Business nie zaskoczy osób, które wcześniej pracowały na Microsoft Lync. Jest to narzędzie dość intuicyjne, ale jeśli prowadzisz za jego pomocą spotkania, ew. szkolenia, to musisz pamiętać, że uczestnik sam może dość znacznie pozmieniać widok swojego pokoju. Może na przykład wyłączyć sobie czat, ustawić inaczej widok slajdów niż ty. Co więcej ty, jako prowadzący, nie możesz narzucić uczestnikom, w jakim z trzech trybów oglądają prezentację.

Taka sytuacja jest często niekomfortowa dla prowadzącego i uczestników, bo przy choć odrobinę interaktywnym szkoleniu, możesz być pewnien, że grupa się pogubi 🙂 Trzeba być zatem przygotowanym na dawanie szczegółowych instrukcji i wizualizowanie ich screenshotami.

Dodatkową trudnością w obsłudze Skype dla Firm jest trochę inny interface w zależności od wersji, na jakie pracuje dany uczestnik. Na szkoleniu, które prowadziliśmy dla klienta, ja dołączałam się przez aplikację zewnętrzną do pokoju wystawianego przez uczestnika szkolenia (który miał do dyspozycji firmową wersję tego oprogramowania). U mnie ikona do zmiany widoku pokoju była w prawym górnym rogu, a u moich uczestników w dolnym prawym rogu. To kolejna mała niedogodność.

Generalnie Skype dla Firm z pewnością jest dobrym narzędziem do spotkań rozproszonych zespołów. Można także spokojnie prowadzić na nim szkolenia, ale na prawdę należy poznać ten program od podszewki. Dużym problemem w firmach jest to, że tego typu programy wdrażane są przez dział IT (co nie jest dziwne), który nie „czuje” detali potrzebnych np. trenerom wewnętrznym. Dobry przykład to zakładanie wirtualnego pokoju. Pracownicy są szkoleni, jak przez Outlooka założyć spotkanie w Skype dla Firm, ale nikt im nie powiedział, że zakładając spotkanie mogą a nawet powinni dokonać ustawień pokoju. Dzięki temu np. uczestnicy będą mieli po wejściu do pokoju rolę uczestnika a nie prezentera. Jeśli tego nie ustawisz, to wszyscy mają „na dzień dobry” status prelegenta.

Z uwagi na licencjonowanie a także brak typowych funkcji służących do zapisywania się na webinar, nie jest to narzędzie, które wyprze tradycyjne programy do webinarów, takie jak ClickWebinar czy GoToWebinar.