Praca w grupach w programach do webinarów. Jaki program wybrać?

Praca w grupach w czasie szkoleń stacjonarnych to standard. Dlatego nasi klienci – trenerzy szkolący stacjonarnie – zawsze pytają o możliwość realizacji podobnych ćwiczeń w wirtualnych pokojach.

Taka opcja istnieje programach do webinarów, które posiadają funkcję „breakout rooms”, czyli funkcję podpokoi.

Prowadzący przydziela uczestników do grup manualnie lub automatycznie określając liczbę osób w zespole lub liczbę podpokoi. W ten sposób tworzy mniejsze grupy, które równolegle pracują lub wykonują ćwiczenia.

Podczas sesji „brekaut rooms” uczestnicy każdego podpokoju nie słyszą, ani nie widzą pozostałych grup, ale prowadzący może odwiedzić każdą z nich.

W czasie sesji można korzystać nie tylko rozmowy w formie audio i wideo oraz komunikacji na czacie, ale też z białej tablicy, pracy na prezentacji czy dzielenia ekranu.

W niektórych programach efekty pracy danej grupy można jednym kliknięciem zaprezentować w głównym pokoju.

W każdym z przestawionych programów funkcja „breakout rooms”, czyli praca w grupach, realizowana jest w trochę inny sposób. Dlatego ważne jest, aby każdy trener sprawdził, który z programów spełnia jego potrzeby a także w którym intuicyjnie mu się pracuje.

Niewiele programów do webinarów posiada tę funkcję. Poniżej przedstawiamy porównanie trzech programów, które umożliwiają tworzenie sesji breakout rooms:

  • Zoom,
  • WebEx
  • Adobe Connect.

W przyszłości planujemy dodanie do tego postu informacji o programie Blackboard, który także posiada tę opcję.

Zoom Meetings – prosta praca w grupach

Opcja pracy w podpokojach jest dostępna tylko w wersji Meetings, nie ma jej natomiast w Zoom Webinar. W praktyce dla trenera biznesu oznacza, to że nie może korzystać z narzędzia ankiet. Jest oo bowiem dostępne tylko w wersji webinarowej.

Praca w grupach musi być ustawiona w panelu administracyjnym zanim zaczniesz szkolenie. Tu opis na stronie producenta, jak to zrobić.

Sesję w podpokojach zaczynamy klikając ikonę „Breakout rooms” na dole po prawej stronie.

zoom_podpokoje

Plusem rozwiązania proponowanego przez Zoom:

  • pojawia się krótki komunikat na ekranie uczestnika, który informuje, że gospodarz zaprasza do podpokoju
  • prowadzący może wysłać wiadomość do wszystkich pokoi jednocześnie, np. z opisem zadania do wykonania.

Narzędzia dostępne podczas sesji w breakout rooms:

  • białej tablicy
  • dzielenia ekranu (w ten sposób pokażesz prezentację)
  • czatu.

Trenerzy powinni pamiętać, że nie ma możliwości przeprowadzania ankiet, ani w pokoju głównym, ani w podpokojach.

Widok podczas breakaoutu jest taki:

Zoom Praca w grupach

Uczestnik w każdej chwili może poprosić o pomoc prelegenta lub opuścić pokój i wrócić do głównego spotkania.

Dużym minusem jest brak możliwości prostego przeniesienia wypracowanych przez grupę zadań do głównego pokoju. Trzeba robić zrzuty z ekranu i potem umieszczać je „ręcznie” w głównym pokoju.

Aby dowiedzieć się więcej o szczegółach technicznych prowadzenia spotkania w podpokojach oraz innych funkcjonalnościach w Zoom zajrzyj do mojego wpisu blogowego tutaj.

Jeśli szukasz szkolenia na ten temat, to kliknij tu.

WebEx Training Center – praca w grupach dla zaawansowanych

Trenerzy muszą pamiętać, że tylko licencja typu Training Center ma opcję podpokoi. Zanim zaczniesz poszukiwanie tej opcji, sprawdź czy masz licencję na Meeting Center (często tak jest) czy Training Center.

W tym programie najpierw należy przypisać uczestników do podpokoi klikając „Breakout” (A) na górnym pasku i z rozwiniętego menu wybierając „Sesion assigment” (B). 

Webex Traning Center praca w grupach

Aby rozpocząć sesję w podpokojach należy kliknąć niebieski przycisk „Start” [1] w panelu „Breakout Session”.

Webex Trainng Center to rozwiązanie, które wymaga krótkiego wprowadzenia uczestników, gdyż program często „komunikuje” z uczestnikami a ci muszą wiedzieć, jak reagować.

Dobrym przykładem są komunikaty przed rozpoczęciem sesji w podpokojach. Uczestnicy muszą zaakceptować 2 komunikaty systemowe:

  • zaproszenie do podpokoju
  • przeniesienie ich głosu (audio) z pokoju głównego do podpokoju.

Widok podpokoju dla uczestnika jest taki:

Ciekawostką jest fakt, że w każdym podpokoju jeden z uczestników musi być liderem (presenter). Prowadzący może wybrać takie osoby lub zdać się na system, który przypisuje tą funkcję pierwszej osobie na liście.

W praktyce dla trenera oznacza, to że liderem musi być osoba, która potrafi obsługiwać Webex Training Center, gdyż tylko ta osoba może włączać funkcje podpokoju i zarządzać pracą.

W tym celu ma ona dodatkową zakładkę „Quick starter”, która pozwala na szybkie uruchomienie:

  • prezentacji / filmu
  • whiteboardu
  • udostępniania ekranu

Oczywiście w podpokoju dostępne są także:

  • czat
  • ikony stanu

W sesji breakout rooms nie ma możliwości przeprowadzania ankiet i testów, które są dostępne tylko z poziomu sesji głównej.

Dużym plusem Webex Training Center jest to, że efekty pracy w podpokojach mogą być zaprezentowane w sesji głównej.

Aby to zrobić prowadzący musi poprosić liderów poszczególnych podpokoi o ich udostępnienie. Należy kliknąć w główny menu na górze pokoju Breakout, a następnie Share Breakout Session Content. Prezenter wybiera element, który chce „wyszerować” i wyraża zgodę.

Więcej szczegółów o prowadzeniu szkoleń online w WebEx Training Center znajdziesz w moim wpisie blogowym tu.

Jeśli szukasz szkolenia na ten temat, to kliknij tu.

Adobe Connect – praca w grupach z „milionem” opcji

Ten program daje najwięcej możliwości podczas pracy w grupach.

Podobnie jak w pozostałych programach, rozpoczęcie pracy w podpokojach polega na przeniesieniu wybranych osoby do podpokoi (ręcznie lub automatycznie). Sesja rozpocznie się po kliknięciu przycisku „Start Breakouts”.

Adobe Connect - praca w grupach

Podczas przenoszenia uczestnika do podpokoju brakuje wyraźnego komunikatu, co się dzieje. Dlatego przed rozpoczęciem sesji dla małych grup radzimy uprzedzić gości, że za chwilę znajdą się w podpokoju.

Plusy Adobe Connect to:

  • trener może wysłać wiadomość do wszystkich podpokoi, która pojawia się w formie dużego komunikatu
  • automatycznie w każdym podpokoju pojawia się to, co było wyświetlone w sesji głównej, np. biała tablica lub plik. To oznacza, że trener może przygotować materiał do pracy w podgrupach. Trzeba jednak tutaj zaznaczyć, że jeśli na przykład na białęj tablicy były zrobione jakieś notatki, to nie będą one widoczne po podziale na małe grupy
  • do każdego podpokoju można dodać jeszcze inne elementy (Pods) np. plik do pobrania, obraz dzielonego ekranu, białą tablicę, czaty, ankiety, notatki oraz linki. Dzięki temu można dowolnie kreować wygląd każdego podpokoju jeszcze przed spotkaniem, co ułatwia pracę i daje szersze możliwości warsztatowe.
  • efekty pracy w podpokojach można jednym kliknięciem przenieść do pokoju głównego. Aby to zrobić wystarczy na górnym menu kliknąć „Pods”, a następnie wybrać „Breakout Pods”. W tym momencie pojawia się lista podpokoi oraz ich zawartość w kolejnej rozwijanej liście. Klikając wybieramy konkretny element np. czat, czy białą tablicę, który chcemy pokazać w sesji głównej.

Adobe Connect

Jeśli chcesz dowiedzieć się wiecej o pracy w Adobe Connect to przeczytaj ten post na moim blogu.

Jeśli szukasz szkolenia na ten temat, to kliknij tu.

Podsumowanie

Podział na podpokoje z opcją automatycznego oraz ręcznego przypisywania uczestników wyglądają w opisywanych trzech programach programach podobnie.

Adobe Connect i Webex Training umożliwiają automatyczne zaprezentowanie w pokoju głównym efektów pracy z danej podgrupy.

Warto też zauważyć, że Adobe Connect jest programem bardzo bogatym w różne narzędzia np. ankiety, dodatkowe czaty, możliwość dzielenia plików oraz linków. Wszystkie te opcje są dostępne także w podpokojach, co daje bardzo szeroki wachlarz interakcji z uczestnikami. W pozostałych dwóch narzędziach użytkownicy mogą używać dzielenia ekranu, białej tablicy oraz czatu.

Kolejną zaletą Adobe Connect jest możliwość przygotowania wyglądu każdego podpokoju wcześniej dodając w nim różne elementy.

Funkcja

Zoom Meetings

Webex Training Center

Adobe Connect

Przenoszenie uczestników do podpokojów

Ręczne lub automatyczne

Ręczne lub automatyczne

Ręczne lub automatyczne

Poruszanie się między pokojami przez trenera

Tak

Tak

Tak

Czy wszystkie funkcje wirtualnego pokoju działają w podpokojach?

Tak (ale Meeting nie ma ankiet)

Brak ankiet i testów

Tak

Nagrywanie sesji w podpokoju

Nie

Nie

Nie

Systemowe przenoszenie materiałów wypracowanych w podpokojach do pokoju głównego

Nie

Tak

Tak

Możliwość przeniesienia ustawień głównego pokoju do podpokoi

Nie

Nie

Tak

Cena

BASIC – ( 100 uczestników) spotkania grupowe max do 40 minut, wersja darmowa

PRO – ( 100 uczestników) max 9 kont hosta, cena od 14,99$ miesięcznie

BUSINESS – ( 100 uczestników) ponad 10 kont hosta, cena od 14,99$ miesięcznie

ENTERPRISE – ( 200 uczestników) ponad 100 kont hosta, cena od 19.99$ miesięcznie

Cena zależy od wybranego pakietu usług; orientacyjnie za licencję do 30 osób na rok cena za jeden miesiąc będzie wynosiła kilkaset złotych

MEETINGS – do 25 osób od 46 euro miesięcznie

WEBINARS:

  • do 100 osób- 120 euro miesięcznie
  • do 500 osób- 432 euro miesięcznie
  • do 1000 osób- 534 euro miesięcznie

LEARNING- do 200 osób -340 euro miesięcznie