Cisco Webex Teams, czyli narzędzie do komunikacji zespołowej

W Webcomm w zasadzie prawie nie wysyłamy do siebie maili. Naszą przestrzenią roboczą do codziennej komunikacji są kanały utworzone na Skypie (np. cały Webcomm lub różne grupy 2-3 osobowe). Ten system powstał intuicyjnie, nie planowałam go, ani nie robiliśmy specjalnych ustaleń. Producenci oprogramowania wychwycili potrzebę komunikowania bez maili i obecnie na rynku jest sporo softów, które to umożliwiają.

Najbardziej znanym jest Slack, a tu więcej informacji na temat konkurencji.

Oczywiście wielcy dostawcy oprogramowania dla firm nie mogli pozostać w tyle i tak powstały np. Cisco Webex  Teams (dawniej Cisco Spark)czy też Microsoft Teams. Cisco kojarzy się mi się głównie z wirtualnymi pokojami Webex Meeting, czy też Event. Dlatego z wielką przyjemnością przyjęłam zaproszenie zaprzyjaźnionej firmy Greeneris do wytestowania ich nowego produktu Cisco, czyli przestrzeni roboczej dla zespołów pod marką Cisco Webex  Teams.

O co chodzi w tego aplikacjach typu „przestrzeń robocza dla zespołów”?

To platformy wspierające współpracę zespołów w czasie rzeczywistym. Bazują na trzech założeniach:

  • Tworzysz zespoły tematyczne lub osobowe. W Webcomm tworzymy zespoły osobowe, bo mamy bardzo określone wspólne projekty. Na przykład zespół: Magda, Marta, Darek zajmuje się webinarami. Mamy też kanał komunikacyjny Webcomm, w którym uczestniczymy wszyscy. Tu mówimy sobie „dzień dobry” na początku pracy, informujemy o tym, że ktoś odchodzi od komputera lub o spotkaniach całego zespołu.
  • Członkowie zespołów komunikują głównie za pomocą podobnego do czatu strumienia wiadomości. W takim strumieniu wiadomości można prowadzić dyskusje, informować się na bieżąco o postępie prac, czy też zadawać pytania. Dodatkowo możesz tam dzielić się plikami.
  • Członkowie zespołu mają do dyspozycji proste i szybkie narzędzie do rozmów audio i wideo + dzielenie ekranu.

Dlaczego przestrzeń robocza dla zespołów typu Cisco Webex  Teams działa?

Większość codziennej komunikacji to drobne, ale ważne ustalania.

Nie mają takiej rangi, aby umieszczać je w programie do zarządzania projektami lub ToDo. Wysyłanie maili w tej sprawie powoduje tylko zatkanie skrzyni pocztowej. Oto przykłady drobnic z życia mojej firmy, które mam na myśli:

  • Czy na 100% mam kupić pokój 500 dla klienta XYZ? A może jednak kupić tylko 100?
  • Czy webinar dla klienta QWERTY 7 marca jest już potwierdzony?

Tu z pomocą przychodzi właśnie przestrzeń robocza, która pozwala gromadzić wszystkie konwersacje tematyczne w jednym miejscu.

W połączeniu z dobrą wyszukiwarką, to naprawdę duża wygoda pracy. Muszę jednak podkreślić, że ważne informacje projektowe w Webcomm przechowujemy w Jira a informacje o klientach w Podio. Nasza przestrzeń robocza nie opiera się tylko na Skypie.

Czym przestrzeń robocza Teams różni się od wirtualnego pokoju?

Oba działają na innej zasadzie, wg innej logiki.

Wirtualny pokój ma całą gamę narzędzi do interakcji, które umożliwiają prowadzenie szkoleń i moderowanych spotkań.

Przestrzeń robocza bazuje na czatowym strumieniu wiadomości a maksymalnie uproszczone narzędzie do rozmów audio i wideo, to jego uzupełnienie. Brak tu możliwości przeprowadzania ankiet, czy testów. Warto też zaznaczyć, że wszyscy uczestnicy spotkania mają takie same możliwości, więc nie ma tu rozróżnienia na prelegenta, moderatora, biernego uczestnika, czy jeszcze inne role.

Jak działa Cisco Webex  Teams?

Pokoje robocze

W Teams (jeszcze raz dziękujemy firmie Greeneris za udostępnienie go do testów) każda konwersacja odbywa się w „obszarze” („space”). Do danej przestrzeni roboczej przyporządkowany jest określony zespół osób. Aby utworzyć nowy zespół, należy kliknąć przycisk „Utwórz zespół” i dodać osoby wpisując ich adresy mailowe.

Cisco Webex  Teams umożliwia dodanie do zespołu także osoby spoza firmy (spoza domeny). Można więc tworzyć zespoły z klientami lub podwykonawcami. Dla danego zespołu automatycznie utworzony jest „obszar” o nazwie „Ogólny” ( „General”).

Oczywiście zespoły można dowolnie rozbudowywać i usuwać z nich osoby. Można też opuścić grupę lub zarchiwizować cały zespół. W „obszarach” można pisać na czacie, udostępniać pliki i pracować na białej tablicy. Gdy pojawiają się nowe wiadomości, członkowie grupy otrzymują powiadomienia o nich. Jeden zespół może mieć dostęp do kilku „pokoi roboczych”, dzięki czemu można łatwo uporządkować komunikację dotyczącą określonych tematów, czy projektów. Jeśli do „pokoju” po pewnym czasie dołączy nowa osoba, to automatycznie ma ona dostęp do całej dotychczasowej komunikacji i wszystkich plików.

Rozmowy wideo

Spotkania wideo w Teams mają bardzo prostą formułę. Przyciski na dole ekranu odpowiadają za kilka podstawowych opcji:

  • wyciszenie mikrofonu,
  • wyłączenie wideo,
  • dzielenie ekranu,
  • zaproszenie innych osób na spotkanie (z listy Teams lub zaproszenie poprzez podanie adresu mailowego).
  • zakończenie spotkania.

Po prawej stronie jest okrągły przycisk z kropeczkami, po kliknięciu którego pojawią się wszystkie dostępne opcje.

W trakcie wideokonferencji można:

  • pisać wiadomości tekstowe np. wnioski z rozmowy,
  • pracować na żywo na białej tablicy,
  • udostępniać pliki i otwierać, te które zostały wcześniej udostępnione.

Spotkania wideo w Teams nie są nagrywane, więc warto w trakcie rozmowy wysyłać wiadomości do grupy, które podsumowują spotkanie. W wersji darmowej Cisco Webex  Teams w spotkaniu wideo może brać udział troje uczestników. Kolejne plany dają możliwość rozmów z większą liczbą osób.

Biała tablica

Ta funkcjonalność również jest bardzo prosta. Można rysować używając 4 kolorów, cofnąć wykonane akcje lub wymazać fragment gumką.

Tablicy można używać samodzielnie i wysłać jej obraz do innych użytkowników. Można też pracować na żywo z innymi osobami podczas rozmowy wideo. Wtedy każdy może edytować tablicę. Teams automatycznie zapisuje ostatnią wersję tablicy, więc jeśli chcesz widzieć historię zmian, to powinieneś wysyłać jej migawki, jako wiadomość w konwersacji.

Dodatkowe opcje

Aby odnaleźć daną osobę, zespół, obszar roboczy, wiadomość lub plik można użyć wyszukiwarki, którą znajdziesz oczywiście pod ikoną lupy. Cisco Webex  Teams można integrować z takimi aplikacjami jak ZenDesk, GitHub, czy Zapier. Poniżej screen prazentujący działanie aplikacji, która umożliwia tworzenie memów.

Aplikacje działają na zasadzie botów. Pełną listę aplikacji znajdziesz tu.

Dla kogo jest Cisco Webex  Teams?

To doskonałe rozwiązanie dla osób, którym zależy na usprawnieniu przepływu informacji zarówno 1:1, jak i w grupach.

Cisco Webex  Teams świetnie sprawdzi się w firmach, które pracują projektowo. Wielopoziomowa komunikacja w grupach oraz możliwość udostępniania sobie plików i zespołowej pracy na białej tablicy daje doskonałe warunki do efektywnej współpracy. Korzystając z tego rozwiązania podniesiesz produktywność zespołów roboczych oraz umocnisz relacje w grupie.

Trzeba pamiętać, że Cisco Webex  Teams daje też możliwość prowadzenia komunikacji z osobami spoza organizacji, więc świetnie nadaje się do kontaktu z poddostawcami.

Urządzenia, na których skorzystasz ze Cisco Webex  Teams

Cisco Webex  Teams to aplikacja, z której można korzystać zarówno poprzez urządzenia stacjonarne, jak i mobilne, a także poprzez połączenie z terminalami video.

Na komputerach Teams działa przez przeglądarkę (nie działają wszystkie funkcje) oraz przez aplikację (wszystkie funkcje są dostępne).

Co ciekawe firma stworzyła też Cisco Webex Board, czyli ekran dotykowy ze zintegrowaną kamerą, dzięki któremu można np. prezentować treści poprzez bezprzewodowe połączenie z komputerem, czy wykonywać połączenia wideo. Warto zauważyć, że marka Cisco tworzy sprzęt o wysokiej jakości, którzy działa bardzo intuicyjnie.  Przykładowo korzystając z Cisco Webex Board zarówno osoby, które znajdują się w sali, jak i połączone internetowo mogą w pełni pracować na tej tablicy. Co ciekawe komputerów nie trzeba w żaden sposób podłączać kablami, ponieważ Board automatycznie wykrywa urządzania znajdujące się w pobliżu za pomocą ultradźwięków. Więcej możliwości Cisco Webex Board można zobaczyć na tym filmie.

Jak założyć konto Cisco Webex  Teams?

Aby zacząć komunikację poprzez tą aplikację trzeba oczywiście utworzyć konto. Należy wejść na stronę https://teams.webex.com/signin i wprowadzić swój adres mailowy, a następnie kliknąć w link podany w automatycznie wysłanym mailu.

Po ustawieniu hasła oraz dodaniu imienia i nazwiska można rozpocząć komunikację poprzez Teams. Użytkownicy  mogą zapraszać dowolne osoby z własnej organizacji lub spoza niej wysyłając wiadomość email.

Plany cenowe

Dostępnych jest kilka planów, w tym darmowy. Bezpłatna wersja Teams daje dostęp do wszystkich wymienionych w tym poście funkcji. Jeśli jesteś zainteresowany Cisco Webex Teams, to zapraszamy do kontaktu z naszą zaprzyjaźnioną firmą Greeneris, której przedstawiciele zaprezentują Ci detale i pomogą wybrać odpowiednią licencję.