Jak zrobić webinar? Ucz się od innych i rób wydarzenia online

„Jak zrobić webinar” to pytanie, które zadają sobie klienci zwracający się do nas z prośbą o pomoc w organizacji tych wydarzeń online.

Zapytaliśmy zaprzyjaźnionych trenerów: Agnieszkę Ciereszko, Edytę Madej, Piotra Peszko, Sławomira Łaisa oraz Rafała Szewczaka o ich webinarowe początki oraz sposoby na poradzenie sobie z problemami.

W tym poście znajdziesz także nasze porady, które pomogą Ci w organizacji pierwszego wydarzenia online.

Jak zrobić webinar bez problemów technicznych?

Aspektem budzącym często lęk są kwestie techniczne. „Bałem się, że moje łącze internetowe siądzie w samym środku spotkania online i nie będę miał żadnej pomocy, ani wymówki” – pisze Piotr Peszko. „Nie wiedziałem jak zadziała technologia – czy połączenie internetowe się nie zerwie i czy będę słyszalny” – dodaje Rafał Szewczak.

Jak sobie poradzić z tym problemem?

  • Upewnij się, że Twoje łącze jest odpowiedniej jakości. Każdy program do webinarów ma tak zwany tester łącza, który sprawdzi jego szybkość i stabilność.
  • Podłącz komputer do internetu za pomocą kabla LAN, nie korzystaj z sieci bezprzewodowej WiFi.
  • Zaopatrz się w alternatywny  dostęp do internetu, najczęściej będzie to łącze mobilne (przez smartfon lub zewnętrzny modem)
  • Zastanów się co zrobisz, jeśli zerwie się połączenie. Przy małych grupach możesz napisać do wszystkich smsa (zbierz numery telefonów), przy dużych grupach możesz pracować z moderatorem (lub pomocnikiem), który jest w innej lokalizacji. Dwa nie działające łącza internetowe, to raczej rzadkość.
  • Prowadź webinar z szybkiego komputera. Im szybszy procesor, tym lepiej. 8 MB RAM to lepiej niż 4. Często problemy z dźwiękiem wynikają z zbyt słabego komputera a nie z słabego łącza internetowego, czy też oprogramowania.

Znajomość programu do webinarów

Agnieszka Ciereszko wspomina, że „największym wyzwaniem było opanowanie funkcjonalności platformy webinaryjnej od strony technicznej”.

Jak sobie poradzić z tym problemem?

  • dokładnie zapoznaj się z działaniem wybranego programu oraz przećwicz prowadzenie spotkania.
  • współpracuj z moderatorem, aby nie myśleć o problemach technicznych. Taka osoba zajmuje się na bieżąco monitorowaniem wszystkich parametrów, a także kontaktem z uczestnikami, który mają problemy techniczne. Dzięki temu osoba prowadząca spotkanie może spokojnie zająć się przekazywaniem zaplanowanych treści merytorycznych.

Prowadzenie webinaru

„Do kogo ja mówię?”

Mogłoby się wydawać, że osoby, które mają doświadczenie w wystąpieniach publicznych, powinny bez problemu odnaleźć się jako prowadzący webinar. Jednak spotkania online stwarzają odmienne warunki pracy. Dla niektórych mówców dużą trudnością był brak kontaktu wzrokowego z publicznością. Sławomir Łais wspomina: „Moim zdaniem wyzwaniem jest mówienie do ludzi, których się nie widzi. To było trudne”.

Jak sobie poradzić z tym problemem?

  • Wykorzystaj narzędzia interakcji z uczestnikami. Podstawą oczywiście jest czat, a dodatkowo można też przeprowadzać ankiety, czy też ćwiczenia łączące pracę na czacie i wirtualnej tablicy.
    Niektóre narzędzia pozwalają osobom biorącym udział w spotkaniu wyrażać aprobatę lub niezadowolenie poprzez ikonki oklasków, serduszek, itp. Prowadzący obserwując, co się dzieje w różnych kanałach kontaktu z uczestnikami może wejść z nimi w głębszą interakcję. Jeśli spotkanie jest stosunkowo nieliczne to można się też pokusić o udzielenie głosu osobom z publiczności.

„Czy uda mi się wszystko ogarnąć?”

Edyta Madej dodaje, że początkowo obawiała się, „czy uda mi się ogarnąć wszelkie zaplanowane elementy, prezentację, interakcje, ćwiczenia itp. za pomocą dostępnych narzędzi w wirtualnym pokoju?”

Jak sobie poradzić z tym problemem?

  • Opracuj dokładny scenariusz webinaru. Edyta wspomina: „Sumiennie przygotowany plan dawał mi poczucie spokoju i stanowił nawigator na burzliwym morzu pierwszej wirtualnej wyprawy”.

„Czy będę wystarczająco dobry/a?”

Niepewność własnych umiejętności, gdy robi się coś po raz pierwszy jest nieunikniona. Trenerzy rozpoczynający przygodę z webinarami mają często wątpliwości, czy spotkanie będzie ciekawe dla publiczności.

Edyta Madej pisze, że martwiła się „czy styl, tempo mówienia i forma przekazywania informacji w specyficznych warunkach wirtualnego pokoju będzie atrakcyjna dla uczestników”. Piotr Peszko, który miał bardzo dużo doświadczeń z profesjonalnie prowadzonymi webinarami obawiał się: „nie jestem w stanie zrobić go (webinaru) na takim samym poziomie technicznym i merytorycznym”.

Jak sobie poradzić z tym problemem?

  • Przećwicz swój pierwszy webinar. Zrób nagranie i przejrzyj wybrane fragmenty. Każdy program do webinarów daje możliwość nagrywania.
  • Podejmij decyzję, czy występujesz z kamerą, czy bez niej. Wiele osób początkowo czuje się skrępowana i zachowuje nienaturalnie. Częsty błąd to błądzenie wzrokiem zamiast mówienia do kamery, czy nieadekwatna gestykulacja. W małym oknie wideo niektóre ruchy mogą wyglądać dziwnie.

Tym nie musisz się przejmować

Zapytałam trenerów także o to, czym się nie przejmowali podczas piewszego webinaru.

Merytoryka pod kontrolą

Trenerzy, którzy dzielą się z nami swoimi doświadczeniami, byli przekonani, że świetnie poradzą sobie z prezentacją podczas pierwszego webinaru.  „Wiedziałem dokładnie co chce przekazać, miałem przygotowaną i przećwiczoną prezentację”- mówi Rafał. „Nie przejmowałem się treścią, bo byłem przygotowany.”- wspomina Sławomir Łais.

Rafał Szewczak przy okazji podzielił się z nami jeszcze taką informacją: „Zadbałem też o to, żeby pierwszy webinar był dla przyjaznych mi odbiorców. Chciałem przetestować narzędzie w bezpiecznych warunkach z możliwością uzyskania od razu konstruktywnej informacji zwrotnej.”

Dobry kontakt z uczestnikami

„Nie martwiła mnie sama forma przekazywania treści, nie przeszkadzała praca z użyciem audio i wideo i kontakt z uczestnikami jedynie za pomocą czatu. Bardzo szybko znalazłam inne formy wchodzenia w interakcje z uczestnikami i ich aktywizację.”- przyznaje Agnieszka Ciereszko.

Większość osób uważa, że kontakt z uczestnikami podczas wirtualnego spotkania jest osłabiony. Agnieszka znalazła rozwiązanie tego problemu: „Dobrze zaprojektowany scenariusz webinaru pozwolił na wyciągnięcie maksimum aktywności uczestników, szczególnie z wykorzystaniem tablicy i narzędzi zewnętrznych typu Google Docs”.

Technika nie zawiedzie

Sławomir Łais natomiast zupełnie nie przejmował się technologią. Jak to możliwe? Pierwszy webinar prowadził gościnnie u Piotra Peszko, który czuwał nad kwestiami technicznymi. O zaletach prowadzenia webinaru z pomocą moderatora wspominałyśmy już w poprzednim artykule.

Natomiast Edyta Madej pisze: „Nie przejmowałam się, czy będzie działała kamera :). Na szczęście na pierwszym webinarze nie była ona strategicznie istotna, i służyła mi tylko w momencie przedstawienia się.” Edyta założyła, że w razie problemów technicznych z przekazem wideo uczestnicy webinaru  nic nie stracą  z części merytorycznej, która była najważniejsza.

Success story

Czasami, aby uwierzyć to, że nam może się udać musimy poznać historie sukcesu innych. W tej części przeczytasz, z czego nasi zaprzyjaźnieni trenerzy byli szczególnie zadowoleni po pierwszych doświadczeniach z webinarami.

Technologia nie zawiodła

„Najbardziej byłem zadowolony z niezawodności sprzętu i oprogramowania. (…) nawet kilka lat temu sprzęt był na tyle dobry, że jeśli przetestowało się go przed spotkaniem, to wszystko działało, łącznie z nagrywaniem. To dało mi dużo pewności, kiedy później sugerowałem taki sposób szkoleń swoim klientom.” wspomina Piotr Peszko.

Również Edyta Madej była zadowolona z kwestii technicznych: „Nie zawiodło mnie łącze internetowe, aplikacja ClickMeeting była tak intuicyjna i współpracująca, że wcześniejsze testy spokojnie wystarczały by płynnie się po niej poruszać w trakcie webinaru.” Zwracamy jednak uwagę, że obie osoby wspominają, że wcześniej wszystko dokładnie sprawdziły. Test przed pierwszym spotkaniem online to nie tylko dobra praktyka, ale wręcz obowiązek.

Uczestnicy dopisali

Sławomir Łais pisze, że był mile zaskoczony dużą ilością uczestników: „było sporo osób i większość pozostała do końca, a obawiałem się, że po 40 minutach ludzie się wyłączą, bo to była wieczorna sesja.”

Agnieszka Ciereszko dodaje: „Z tygodnia na tydzień na wirtualne spotkania przychodziło coraz więcej uczestników i odchodzili zadowoleni.”

Trzeba tutaj pamiętać, że liczba odbiorców zależy zarówno od treści oraz sposobu prezentacji, jak również od wszelkich działań promocyjnych.

Dobry kontakt z odbiorcami

Dla trenerów bardzo ważne było też nawiązanie z uczestnikami dobrego kontaktu. „Okazało się, że da się uaktywnić słuchaczy podczas prezentacji, wykorzystując czat, że zadają pytania, dzielą się wątpliwościami”- wspomina Rafał Szewczak.

Edyta Madej była bardzo zadowolona z reakcji uczestników, który „przez całe zajęcia aktywnie uczestniczyli we wszelkich zaplanowanych interakcjach, ćwiczeniach, itd.”

Agnieszka Ciereszko natomiast pisze: „Zadowolona byłam z doboru treści i ćwiczeń do nich, z aktywności uczestników i ich przyjęcia tej formy szkoleniowej.”

Warto tutaj podkreślić, że prowadzący wcześniej zaplanowali w jaki sposób chcą nawiązywać kontakt ze swoimi odbiorcami. To dzięki przygotowaniu dobrego scenariusza spotkanie było atrakcyjne dla uczestników.

Obustronna satysfakcja

Dobre wrażenia z webinarów zachęciły moich rozmówców do dalszej pracy w tej formie.

Edyta Madej przyznaje: „(… ) tak pozytywne pierwsze doświadczenie sprawiło, że z wielką satysfakcją otworzyłam się na kolejne.” Rafał Szewczak pisze: „Webinar się podobał. Uczestnicy ocenili go bardzo dobrze. Ostatecznie zachęciło mnie to do dalszego eksperymentowania z tą formą pracy.” Zadowolenie odbiorców było dla nich dodatkowym impulsem do działania.

Mam nadzieję, że ten tekst odpowiedział wam na pytanie „Jak zrobić webinar”? Jeśli macie wątpliwości, to jest kilka sposobów na pozyskanie nowej wiedzy:

  1. Skorzystaj z naszej oferty organizacji webinarów
  2. Przyjdź do nas na szkolenie i dowiesz się jak zrobić webinar
  3. Zostań naszym fanem na Facebooku. Tak krok po kroku znajdziesz inne niezbędne informacji
  4. Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj każdy wpis na blogu bezpośrednio na skrzynkę.

Podziękowania

Bardzo dziękuję moim koleżankom i kolegom za podzielenie się swoimi doświadczeniami. Byli to (w kolejności alfabetycznej):

Agnieszka Ciereszko – Trener online, prowadzi portal Akademia Webinaru [klik]

Sławomir Łais – prowadzi firmę OSI CompuTrain, a jego blog „Praktyka Trenera” znajdziesz tu [klik]

Edyta Madej – trener grupowy, prowadzi warsztaty z zakresu myślenia wizualnego, zarządzania wiedzą i informacją, czasem oraz stresem informacyjnym. Poznaj jej profil na LinkedIn [klik]

Piotr Peszko – pasjonat i praktyk e-learningu. Prowadzi poczytny blog 2edu [klik]

Rafał Szewczak – superwizor i mentor coach. Dyrektor Programowy w Studium Zawodowym Trenera Biznesu NOVO. Znajdziesz go tu [klik]